書名：能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致，語言：繁體中文，ISBN：9789866037825，頁數：208，出版社：大是文化，作者：壺阪龍哉，譯者：劉錦秀，出版日期：2013/04/30，類別：商業理財
能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致-[好書推薦]博客來、金石堂
內容簡介
工作能力強的人，
一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，
已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
你能嗎？
請問，你目前的辦公桌：
□ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？
□ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？
□ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？
□ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？
除了捨、活、續之外，
你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找，
讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。
本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的？
◎整理是為了效率，整頓不是為了整齊。
整理是「丟掉」不要的東西，「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。
◎文件「站」起來，工作效率才會高。
能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。
◎ 充分利用「六三一法則」。
不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中。
◎ 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。
高效率的人有兩個做決定的祕密武器：（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）；（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。
◎桌上一定有這三樣東西：能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，已經明確知道今天該做什麼事。
◎ 他們，一定準備好提升效率的7大道具：
訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？
◎電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。
你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？
收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？不懂得方法，上班時間就會被信件占據。
除了以上幾個方法，壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。
整理辦公桌就是整理腦袋！所以，請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。
作者簡介
壺阪龍哉
日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。
40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。
譯者簡介
劉錦秀
東吳大學日文系畢，曾任出版社國際版權部經理，譯有《一張表格催出業績，不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》（以上大是文化出版）、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。
詳細網址：能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致-[好書推薦]博客來、金石堂
詳細資料
- ISBN：9789866037825
- 叢書系列：Biz
- 規格：平裝 / 208頁 / 15 x 21 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
- 出版地：台灣
詳細網址：能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致-[好書推薦]博客來、金石堂
內容連載
第二章 整理桌子，就等於在整理腦袋
從這裡開始，終於要進入「捨‧活‧續整理術」的Know-How了。
首先，我要向各位讀者介紹的，是最貼近大家的「文件‧物品」整理術。每個人的辦公桌，最需要整理的東西，主要有下列三種：包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」，包括各種文具在內的「物品」，及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。
千萬別只整理文件
根據我的指導經驗，不論是民營企業或政府機關，這三種東西所占的比例，大約都是「文件」60％、「物品」30％、「書籍」10％，我稱此為「631法則」。
你辦公環境的這些東西，是不是像相撲火鍋一樣混雜在一起呢？如果無視於「631法則」的存在，只用一般的「文書管理」、「分類歸檔」等方法，來管理那60％的文件，是不會有多大成效的，一定要把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中，不能只整理文件。
如同我在第一章告訴各位的，整理，基本上就是「丟掉」。為了能夠更有效率地丟，首先，請把你桌子周遭的所有東西都搬出來，堆成三座小山（群組），也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」三個群組。
分類完畢後，就開始挑出需要的東西，其餘的就丟掉。
整理完桌子周遭後，與同事共有的收納空間，也同樣按照「全部搬出來→分類成三座山→挑出需要的東西」的順序進行整理。
◎ 文件
首先，將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」三個群組。
前兩項——尤其是進行中文件——因為重要度高而且記憶猶新，所以應該很容易就可以挑出來；至於已經完成的工作文件，請根據使用頻率、重要度、公司的基準等，決定要丟掉還是留下。
◎ 物品
要挑出自己需要的物品時，我想你會發現，原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。文具、未使用的帳票（帳簿、傳票）、檔案用品、要發的小冊子、面紙等等，應該都在其中。
撿選這些物品要掌握一個重點，就是不要重複，以減少庫存。抽屜裡如果有不用的東西，不但浪費收納空間，還會在尋找文具時，浪費不必要的時間。丟掉不需要的東西，就可以省去不必要的麻煩和時間。
◎ 書籍
建議積極丟掉和IT（Information Technology，資訊科技）有關的書籍和雜誌。因為IT技術革新的速度非常快，這些書籍的內容馬上就過時了。
地圖集也一樣，因為縣市合併，很多地名都變了，所以數年前的地圖，很多時候都派不上用場。
但是，辭典、主題內容不易退流行的書籍、小說等，就算留下來也不會造成什麼問題，所以這類的書籍，可斟酌其內容後，再分成留下和丟掉兩個群組。
要丟還是要留，60秒內做決定
工作上許多時候，都需要我們瞬間做出判斷，「捨‧活‧續整理術」也是一樣，為了要丟還是要留而猶豫不決，就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限，就是60秒。
有人或許會認為限時60秒太短了。但是，如果以大家所熟悉的電視廣告為例，大部分的電視廣告，基本長度是15秒鐘。感覺上15秒好像很短，但這15秒鐘中不但有起承轉合，還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望，效果驚人。
所以，我們只需要15秒鐘，就可以做出決定。我之所以將時間設定為60秒，是因為區分文件時，有人會對一些老舊文件依依不捨、埋首閱讀。
當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等等，都很易讓人產生特殊感情，所以不肯輕易放手的心情，是可以理解的。
但是，因為「留戀」「猶豫」而延誤到整理作業，就傷腦筋了。因此，請大家給自己決定的時間，設下一個60秒的底限。
只要逼自己在60秒內做出決定，就沒有時間猶豫，而且習慣之後還會越來越果敢，越丟越上手，所以大家不必擔心設定時間限制。
用「過去式」思考該不該丟
要順利判斷要還是不要，是有祕訣的。
「沒用過」、「就算不見也不會不方便」的東西，就大膽丟掉吧！
有些東西丟了或許會後悔；但是，會讓人後悔丟了的東西，100個裡面恐怕不到3個，所以根本沒什麼好在意的。
因為擔心後悔而「留下無用的97個」，還是「丟掉100個之後稍微有點後悔」───哪一個比較好？不用想也知道。
如果有之前不使用也沒有造成任何不便的東西，更要馬上丟掉，因為在未來的日子裡，也不會需要這些東西。
總之，丟東西的時候，不要用未來式「總有一天會派上用場」去思考，而是用過去式「過去幾個月有用上嗎」來思考。
例如，報紙、雜誌的報導，以二年的時間為保存的基準就足夠了。
但是，「預測性的報導」、「○○的統計」等等是例外。長期保存這些資料，將來應可派上用場。
所有工作，都從辦公桌開始
辦公桌是你的工作基地，所有的工作，都是從這裡開始的。
首先，請你檢查桌子的周遭：
□ 滑鼠是否可以自由移動？
□ 桌下有無足夠的放腳空間？
□ 下班時，桌面是否淨空如滑行跑道？
□ 最下層抽屜，能否用來立列文件？
□ 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」？
結果如何？
答案有三項以上賓果的人，最近是否有工作效率低落的狀況？
原因，或許就出在你桌子的周遭。
現代上班族幾乎人手一台筆電、一台智慧型手耭，在移動中工作的人，有逐年增加的趨勢。在新幹線的列車上、機場大廳裡、咖啡廳等地方工作的人，也越來越多了。但是，最後要將工作做歸納整理的地方，還是「自己的辦公桌」。
辦公桌可以說是工作的起站，也是工作的終站。想用愉悅的心情啟動每一天的工作，就應該要先收拾自己的桌子。
如果你必須費好大的勁，才能從桌上堆積如山的文件中，找到今天要用的資料，之後才能開始工作。其實光是這樣，就讓人開始覺得疲累，，更遑論浪費的時間了。
詳細網址：能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致-[好書推薦]博客來、金石堂
詳細網址：能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致-[好書推薦]博客來、金石堂
資料來源：博客來，圖片來源：博客來
能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致
留言列表
塑身美妝 (7)
