書名:上班8小時,練習只做重要的事,原文名稱:What to Do When There’s Too Much to Do: Reduce Tasks, Increase Results, and Save 90 Minutes a Day,語言:繁體中文,ISBN:9789862298558,頁數:240,出版社:三采,作者:蘿拉.史塔克,譯者:劉玉文,出版日期:2013/03/15,類別:商業理財

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上班8小時,練習只做重要的事


內容簡介

 

  真正有效的時間管理,
  不是在管理「時間」,而是學會管理「自己」!

  競爭激烈的社會,不管是公司遇缺不補,或個人愛「包工程」,很多人都沒辦法在朝九晚五的八小時內,把工作做完。這種時候,大多數人不是想辦法加快做事速度,要不然就是留下來加班,消化工作量。

  作者寫這本書,在告訴我們:

  1.你不需要用工作時間長,來向公司證明你的貢獻度。公司比較重視效益。
  2.工作時間拉長,生產力會下降,事倍功半。
  3.工作量大,時間不夠用,是因為你「選錯」該做的事項,不能怪公司或怪別人。
  4.本書會教你走出工作量大的迷宮,讓你每天準時下班,而且工作目標都完成。

  書中作者傳授一套廣受企業喜愛的「生產力流程法則」,包含六個步驟:

  步驟1.每天一早決定該做哪些事
  每天待辦事項超過十項,肯定有問題!
  別再列「待辦事項」,改列「高效事項」(高貢獻報酬工作)
  「不辦」事項(一直收信,看Facebook……)也要列出來鞭策自己不要做

  步驟2. 把該做的事,排進行事曆
  每天行事曆裡只針對以下三種事情排進度:
  --公司例行事務:會議等等。
  --自己職務例行事務:聯繫客戶等等。
  --「高效清單」裡的工作。

  步驟3. 專注工作,不分心
  想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」。
  --外來的阻礙:同事來探詢或聊天,電話郵件不斷……
  --自己的阻礙:負面情緒,過度社交……

  步驟4. 快速處理隨時進來的訊息
  --文件類:快速瀏覽,吸收訊息後分類歸檔或處理掉。
  --e-mail:快速讀完,依照一定的標準,立刻決定該轉寄、回覆、存檔,還是刪掉。
  --無論是文件還是email,都盡可能不要處理兩次以上。

  步驟5. 終結鬼打牆的問題
  解決人的問題:
  --確保溝通要直接而確實
  --讓事件的所有人都瞭解狀況
  --遇到管太細的主管:試著調整自己,不然就向主管抗爭,或者乾脆離職

  步驟6.做好你的能量管理
  --不要過度工作,必須給自己足夠時間讓身心都能充電,第二天再戰。
  --保持體能良好狀況:睡眠、運動、飲食均衡。
  --保持心理健康:家庭生活、心靈成長……

作者簡介

蘿拉.史塔克 Laura Stack

  擁有企管碩士學位,現任「生產力專家」(The Productivity Pro R)顧問公司總裁,提供企業內部生產力及產能效率專業諮詢服務。

  蘿拉過去二十年顧問諮詢的經驗當中,幫助許多企業團體排除生產力效能低落的障礙,包括了沃爾瑪超市、思科系統、瑞銀集團、安侯建業(KPMG)、以及美國銀行等。她所指導的對象主要是公司領導人、專業經理人、銷售人員以及企業家,幫助他們整合產能效率的策略,特別是「用最少的時間,創造最多的成果」。

  蘿拉的電子報訂閱者遍布全球三十八個國家。她同時也是微軟、3M、全錄及Office Depot文具連鎖店等知名企業的代表發言人。此外,她所設計的Productivity Pro備忘行事曆也授權Day-Timer製造發行。除了實際擔任顧問,她也把相關主張寫成書籍,目前有五本著作。

譯者簡介

劉玉文

  銘傳大學大眾傳播系畢業,美國華盛頓大學大眾傳播學院碩士,目前定居美國北卡羅萊納州。曾任職於臺灣電視及東森電視,現為自由譯者,已出版譯作包括《無所不在的連結:病毒式行銷!?用Facebook精準掌握潛在客戶需求》、《再也不說我老了:抗老管理療法讓歐吉桑變成年輕小伙子》。熱愛閱讀、文字、電影和貓。




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詳細資料

 

  • ISBN:9789862298558
  • 叢書系列:輕商管
  • 規格:平裝 / 240頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣




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內容連載


(以下內容摘自本書第一章)

揪出浪費時間的殺手

時間是最寶貴的工作資源。跟辦公文具甚或是金錢不同,時間用掉就沒有了;公司櫃子裡不會有個標示「時間」的盒子,備著一分鐘兩分鐘供你不夠時取用。時間用掉了就一去不復返,即使如此我們老是在浪費時間,多浪費的每一分鐘,都讓我們無法去做本來應該做的正事。

你不能白白浪費時間。如果你想要達到精簡工作的成效,確實做好時間管理非常要緊。當你在做「時間管理」,你不是在管理「時間」,而是管理「你自己」。也就是做好自我管理。

你有了這樣的基本概念後,我們來看看哪些是造成時間浪費的殺手,以下幾項是職場中常見的殺手:

e-mail:老是在檢查收件匣是很糟糕的事,如果每一封來信都要看,都要回覆,你該做的工作只會脫軌、跟不上進度。你不但要花時間打開信、瀏覽信件內容、決定是要忽略或是回覆對方,更糟的是,你還要花更多的時間重新集中精神,收心繼續工作。

面對現實吧,e-mail雖然是很好用的工具,但放任不管的話,只會白白吃掉你的工作時間。如果你真的無法克制自己去點開來看,那還不如關掉e-mail,好好專心工作。比方說,關閉來信提示音或是其他的系統提示,不要讓提示音的嗶嗶聲打擾你,不斷提醒你有待看的來信。在第三章中,我會介紹一些可以好好管理e-mail的程式工具。

網路:網路是職場中最浪費時間的殺手,雖然網路很有用,甚至可以也真的幫許多人創造財富——但也是一個會讓員工沉溺其中,造成產能低落的主因。近期的研究就顯示,上班族承認每天上班會打混,打混的時間平均兩個小時,其中一個小時就是掛在網路上。相當不妙!

網路是資訊的無底洞,有的資訊有用,有的卻無用。網路很方便,有時還能節省時間,但很容易推人下海。比方說,剛上網只是用一下網路付款或是查查地址,到最後卻讀起新聞或是查看社群網站的更新。

如果你打算休息一下,紓解一下壓力,上上網是沒有什麼關係,只要確定時間地點恰當,不會干擾你正常工作就好。不然的話,把網路視為一種工具吧,跟所有工具一樣,有需要才用,用完了就要收起來。

社群網站:請小心使用推特(Twitter)、臉書(Facebook)以及LinkedIn這些社群網站。因為以產能的觀點來看,社群網站簡直就是時間的吸血鬼。包括我在內以及其他許多企業主,都會利用社群網站拓展市場商機。可是呢,有許多職員使用社群網站瀏覽訊息、更新回應,但都不是為了商業目的,而是私人用途。雖然職員浪費的只是時間,這不但不能幫公司賺錢,反而會讓公司賠錢。

交際行為:我們都希望工作場所氣氛融洽,和同事相處甚歡,而現況卻是我們占用上班時間閒聊。午休時間跟同事聊聊天沒有太大關係,但工作時間就應該用來工作。你更要避免在別人的辦公室或座位旁聊天,這不但浪費自己的時間,也在浪費別人的時間。所以,不管你多想跟別人交際,還是要控制自己的社交習慣。

員工不認為自己聊天是在浪費時間,而管理階層則認為員工聊天就是在浪費時間。那結論到底是什麼呢?聊天可以說是浪費時間,但也可以說不是。所以,交際行為要視個別狀況而定,而每一個狀況都不一樣,得依據社交內容和目的。雖然有的交際行為就是在浪費時間,但有的確實具有目的,不能以偏概全。比方說,花了三十分鐘講莎莉姑媽開刀的事情,很明顯地對工作沒有幫助,而有的社交活動是為了建立人脈、凝聚向心力、增進同事情感以及彼此切磋學習,這類的交際就是有必要進行的。

你一定要知道何時得喊停:「好了,我已經聊得夠久了,該回去工作了。」這時就要結束談話,回到工作崗位上,不要想再偷懶個十分鐘。如果大家都有這種自覺,那我上文提到的那種了無新意的研究,也不會繼續存在了。

八卦與抱怨:說到應該要自制的社交行為,我強烈建議一定要戒掉兩種「交際」方式:八卦與抱怨,這兩種行為不但會浪費時間,還會傷害到公司文化,甚至於造成公司的損失。

和同伴聊天時,最忌諱在背後說人閒話。大嘴巴拿別人的私事取樂,不會幫助你達成工作目標,到處散布負面想法與批評更會造成莫大的傷害。

一個老是抱怨生活中讓人不悅的事,什麼事都在發牢騷的人,最後成就不了任何一件事。而八卦的內容都很負面,沒有人聽了心裡會舒服。說得更具體一點,不要一直抱怨自己的薪水很低,也不要一直抱怨自己的工作內容還有同事。與其喋喋不休抱怨,還不如轉念找出一條活路。如果你抱怨的事情,是你無力改變的,那就接納它,然後向前邁進;如果你抱怨的事情,是以你能力可以改善的,那就盡全力去做吧!



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資料來源:博客來,圖片來源:博客來





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